Für Veranstalter und Organisatoren bleibt selbst bei optimaler Planung immer eine unkontrollierbare Variable, die dennoch ausschlaggebend für die gesamte Veranstaltung sein kann: Wie viele Gäste erscheinen, lässt sich meist erst weit nach Anfang des Schauspiels überblicken. Gerade deshalb werden für größere und wichtige Veranstaltungen des Öfteren entsprechende Agenturen zu Hilfe gezogen, die für ausreichend Werbung und Überzeugung bei den potenziellen Gästen sorgen sollen, während die Organisatoren mit der Gerüstbauratsche in der Hand die Location vorbereiten. So können Flyer, Poster, mediale Werbung, wie im Radio oder Werbespots, oder mündliche Einladungen einen enormen Andrang verursachen, wenn sie denn richtig eingesetzt werden. Werbeagenturen sind für diese Herausforderung gewappnet und auch darauf spezialisiert, Menschen von Produkten, Marken oder eben Veranstaltungen zu überzeugen, oftmals auch auf manipulierende Art und Weise.
In Zeiten des Internets darf jedoch auch die Online-Werbung nicht fehlen. So bietet die Webagentur Berlin Grafiken, virtuelle Poster und andere werbestrategische Instrumente an, um die Online-Community von der entsprechenden Veranstaltung zu informieren und zu überzeugen. Doch nicht nur im Design und der Art der Werbung liegen die Geheimnisse des Erfolgs im World Wide Web, sondern auch in der Verbreitung. Die Webagentur Berlin muss so zum Beispiel bei bekannten und populären Online-Communitys und sogenannten “Social Networks” für Verbreitung der virtuellen Flyer sorgen, sodass möglichst viele Menschen in der richtigen Zielgruppe von der Veranstaltung erfahren. Auf neueren Portalen kann außerdem auch eine etwaige Besucherzahl im Vorfeld abgeschätzt werden, da die Einladungen zu Veranstaltungen bejaht, verneint oder mit einem “vielleicht” versehen werden können. Für die Organisatoren mit der Gerüstbauratsche ist eine solche Vorabschätzung absolut hilfreich, damit die Veranstaltung auch wirklich gelingt – auch aus Sicht des Besuchers.